Boa tarde!
Uma dificuldade que encontro para finalizar a documentação dos projetos é tempo para sentar em frente ao computador e selecionar fotos, vídeos, etc.
Uma ferramenta patica é o Smartphone e um app. Um exemplo é o instructables, eles possuem um app para o usuário documentar ao mesmo tempo que ele desenvolve seu projeto.
Acredito que ficará mais dinâmico o processo.